Oleh: Nazry Hisham
Ketua Seksyen Komunikasi Korporat dan Pengurusan Majlis,
Pusat Strategi dan Perhubungan Korporat
UPM

Setiap organisasi mempunyai langkah dan peraturan tersendiri dalam merancang pengurusan komunikasi ketika penularan wabak COVID-19 sejak awal 2020. Universiti Putra Malaysia (UPM) tidak terkecuali dalam urusan komunikasi ini dan menerusi Jawatankuasa Emergency Respond Team (ERT) yang diketuai oleh Naib Canselor, UPM telah mengambil tindakan pantas dan berstrategik dalam mengemudi aspek langkah keselamatan dan kesihatan seluruh warganya.

Dalam situasi sebegini, UPM memfokuskan dua aspek utama dalam komunikasi iaitu kawalan dan hebahan.

 

KAWALAN SITUASI

Semestinya perkara pertama yang tercetus apabila maklumat mengenai penularan wabak ini tersebar adalah ‘cemas’. Suasana panik membelengu rata-rata kesemua masyarakat ekoran daripada berita dan informasi yang terlalu baharu serta maklumat tidak lengkap menimbulkan pelbagai persoalan yang tidak terjawab pada ketika itu. Dugaan yang sama sekali tidak dijangka ini mendesak warga untuk segera mendapatkan maklumat dan panduan bagi mengurangkan rasa cemas serta keadaan yang lebih terkawal. 

Pusat Strategi dan Perhubungan Korporat (PSPK) menggalas tugas penting dalam memainkan peranan utama bagi mengawal panik dalam kalangan warga UPM. PSPK bertindak dengan segera menguar-uarkan kepada staf dan pelajar mengenai sumber rujukan maklumat rasmi UPM mengenai isu Covid-19 adalah menerusi saluran emel dan juga mewujudkan saluran informasi rasmi UPM menerusi aplikasi ‘Telegram’ bagi telefon pintar untuk mengawal keresahan warga UPM.

 

KAWALAN MAKLUMAT

Apabila sesuatu perkara yang baharu terjadi, kelazimannya terdapat segelintir masyarakat yang mengambil kesempatan untuk mencetus serta menyebarkan maklumat yang tidak benar. Sikap sebegini adalah tidak bertanggungjawab dan ditegah dalam kalangan warga UPM. Menerusi platform saluran rasmi UPM, kawalan hebahan maklumat digariskan dengan memastikan hanya maklumat yang sahih dan melalui Jawatankuasa ERT UPM sahaja dibenarkan untuk dihebahkan di peringkat Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Maklumat selain dari saluran rasmi UPM adalah tidak dibenarkan sama sekali untuk dihebahkan. Mengeluarkan kenyataan masing-masing atau berkongsi maklumat tidak sahih dilarang terutamanya di media sosial. Hebahan peringatan larangan ini merupakan salah satu cara kawalan maklumat sahih yang dilaksanakan bagi menjamin ketepatan maklumat dalam mencapai komunikasi yang berkesan.

 

HEBAHAN

UPM telah bersedia sebelum tularnya wabak merbahaya ini dengan rujukan Pelan Komunikasi Krisis yang berkuatkuasa sejak 2011 di bawah Pelan Kesinambungan Perkhidmatan UPM yang sentiasa dikemaskini. Bencana sebegini telah diambil kira ketika merangka pelan tersebut. Walaupun tidak khusus terhadap bencana penularan wabak, namun ianya dapat membantu dari segi urusan komunikasi ketika berlakunya pandemik ini.

Segala bentuk maklumat yang dihebahkan adalah hasil daripada proses berdasarkan Pelan Komunikasi Krisis. Langkah ini amat penting terutamanya apabila terdapat pelbagai pihak (staf, pemegang taruh dan media) ingin mendapatkan maklumat dan UPM sentiasa berwaspada dari menyampaikan maklumat yang boleh mencetuskan kekeliruan atau kontroversi.

Hebahan Garis Panduan Kesinambungan Perkhidmatan UPM yang telah mendapat persetujuan Jawatankuasa ERT UPM disampaikan secara konsisten kepada seluruh warga UPM dan sentiasa dikemaskini mengikut perubahan situasi selari dengan tatacara dan panduan yang digariskan oleh Kementerian Pengajian Tinggi (KPT), Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) dan Majlis Keselamatan Negara (MKN).

 

HEBAHAN KEPADA STAF

Maklumat yang diperlukan oleh staf ketika tempoh Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) ataupun kini merujuk kepada Pelan Pemulihan Negara (PPN) mengikut fasa yang berkuat kuasa adalah menjurus kepada panduan bekerja dari rumah (BDR) serta garis panduan dan pengurusan bagi staf yang perlu hadir bekerja.

Jawatankuasa ERT UPM yang dianggotai oleh Pejabat Pendaftar UPM bekerjasama dengan PSPK dalam menghasilkan Garis Panduan Kesinambungan Perkidmatan yang merangkumi maklumat berkaitan BDR dan hadir bekerja untuk digunapakai oleh semua staf. Panduan yang dihasilkan sentiasa ditambahbaik mengikut situasi semasa. Ini menunjukkan komitmen organisasi dalam memahami situasi yang dilalui secara bersama.

Ruang ini juga digunakan oleh jurucakap rasmi UPM iaitu Naib Canselor bagi menyuntik semangat berterusan kepada staf serta memberi peringatan agar sentiasa menjaga SOP dalam memerangi penularan wabak COVID-19.

 

HEBAHAN KEPADA PEMEGANG TARUH

Hebahan kepada pemegang taruh (stakeholders) yang terdiri daripada pelbagai kategori seperti pelajar, ibubapa, pihak kedutaan, agensi kerajaan, rakan industri, komuniti dan lain-lain juga sentiasa dititikberatkan. Pemegang taruh memerlukan maklumat serta jaminan bahawa UPM sentiasa berusaha melakukan yang terbaik dalam kemampuannya bagi memastikan keadaan terkawal.

Pemakluman awal dilaksanakan sekiranya melibatkan operasi atau perhubungan dengan organisasi seperti perubahan struktur perkhidmatan kepada dalam talian atau pengurangan operasi kaunter, penutupan permis sekiranya terdapat keperluan untuk disanitasi ataupun perubahan struktur pengajaran dan pembelajaran secara hybrid atau dalam talian secara penuh.

Pelbagai bentuk hebahan antaranya poster dan infografik disediakan bagi rujukan pemegang taruh menandakan UPM amat menghargai semua lapisan pemegang taruhnya dengan sentiasa memastikan langkah-langkah telah diambil untuk melindungi mereka daripada terdedah kepada wabak ini.

 

HEBAHAN KEPADA PIHAK MEDIA

Hubungan dengan pihak media sentiasa dipelihara dengan baik bagi memastikan penyaluran maklumat berkaitan inisiatif dan tindakan UPM dalam menangani isu COVID-19 serta perkongsian amalan dan perkembangan terkini disalurkan kepada masyarakat.

Barisan kepakaran UPM ketika kehangatan isu COVID-19 sentiasa dirujuk dan bersedia dalam memberikan perkongsian pandangan dan cadangan menerusi artikel kepakaran yang merupakan advokasi awam disalurkan kepada pihak media. Perkongsian artikel kepakaran UPM meliputi pelbagai bidang seperti perubatan, sains kesihatan, ekonomi, bioteknologi dan pelbagai lagi merupakan amalan lazim dalam mengukuhkan perhubungan media. Perkongsian yang bermafaat ini sejajar dengan frasa ‘Berilmu Berbakti’ yang menjadi pegangan setiap warga UPM.

 

KESIMPULAN

Keberkesanan komunikasi amat penting dalam apa jua situasi termasuklah krisis COVID-19 yang tidak dapat diramal dan mampu menggugat kesinambungan operasi serta kelestarian kecemerlangan sesebuah organisasi. Pengurusan komunikasi perlu dilaksanakan secara proaktif dan berstrategik menerusi pelan komunikasi yang berkesan bagi menjamin perkhidmatan berterusan serta mengekalkan imej dan reputasi.

Kunci utama dalam mengawal situasi adalah penyampaian komunikasi berkesan yang melibatkan mengumpulan maklumat, analisis, merangka garis panduan serta pengurusan maklumat secara pantas dan tepat. Segala perincian serta maklumat perlu didokumentasikan sebagai persediaan bagi cabaran yang mendatang.

Date of Input: 11/08/2021 | Updated: 11/08/2021 | hairul_nizam