Oleh: Nur Sabrina Marzuki

Di era transformasi kini, institusi pengajian tinggi semakin rancak melaksanakan secara sendiri majlis-majlis dan acara rasmi tanpa melantik syarikat luar. Secara tidak langsung setiap acara yang dilaksanakan menampilkan identiti institusi tersebut. Perkara ini sedikit sebanyak akan mempengaruhi persepsi tetamu yang hadir terhadap Pusat Tanggungjawab yang bertindak sebagai penganjur majlis tersebut. Pelaksanaannya merangkumi pengurusan protokol, jemputan, pengurusan fasiliti-fasiliti yang terdapat pada majlis berkenaan termasuklah aspek keselamatan.

Pelaksanaan majlis atau program yang berkualiti bukan sahaja memberi impak kepada imej universiti tetapi juga merupakan elemen penting dalam meningkatkan reputasi universiti pada peringkat kebangsaan dan juga antarabangsa. Program atau majlis yang dianjurkan oleh universiti seperti seminar, persidangan, syarahan awam, pelancaran buku, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis anugerah, majlis penghargaan dan lain-lain banyak melibatkan tetamu-tetamu kenamaan dan jemputan dari dalam dan luar negara.

Pengurusan majlis rasmi adalah satu kemahiran yang amat perlu dimiliki oleh semua peringkat pengurusan organisasi. Pengetahuan dan kemahiran ini tidak sahaja bagi mereka di bahagian pengurusan dan pentadbiran, tetapi juga dimiliki oleh semua warga organisasi. Ini disebabkan tugas dan tanggungjawab pengurusan bukan sahaja melibatkan sekumpulan warga kerja organisasi berkenaan, tetapi ianya melibatkan semua warga organisasi demi kelancaran program dan acara yang diadakan di dalam sesuatu majlis. Untuk itu, pengetahuan mengenai pengurusan majlis, terutama aspek protokol dan etiket adalah sangat penting.

Keberkesanan pelaksanaan sesuatu majlis adalah bergantung kepada keupayaan menghasilkan perancangan yang baik, fungsi setiap ahli jawatankuasa yang jelas dan tepat serta mempunyai senarai semak (checklist) yang lengkap.  Bentuk atau cara pelaksanaan sesuatu majlis juga banyak bergantung kepada kehendak jawatankuasa yang dibentuk, taraf majlis, jenis majlis, atur cara majlis, taraf tetamu kehormat, tempat dan saiz sesuatu majlis.

Penganjur atau PTJ perlu memberi perhatian kepada aspek pemantauan (dengan menggunakan senarai semak) supaya semua perancangan dapat dilaksanakan dengan baik. Aktiviti pemantauan termasuklah urusan perbelanjaan, mematuhi tarikh akhir (deadline), menepati objektif majlis, protokol, sumber dan lain-lain yang berkaitan. Justeru, pengetahuan dan kemahiran dalam pengurusan dan penganjuran majlis amatlah penting, kerana ia perlu dilaksanakan dengan profesional agar dapat memberi impak yang positif kepada imej universiti.

Oleh:

Nur Sabrina Marzuki
Penolong Pendaftar
Seksyen Komunikasi Korporat dan Pengurusan Majlis
Pusat Strategi dan Perhubungan Korporat

Tarikh Input: 23/12/2022 | Kemaskini: 23/12/2022 | hairul_nizam